手帳とノートは図と思いつきだけ紙に残す｜スマホとの分担

予定はスマホで管理していて、紙の手帳は使っていない。そういう人が大半だと思います。僕もそうです。ただ、紙のほうが速い場面は確実に残っていて、そこだけ紙にすると効率が上がります。

紙が勝っているのは「置いておけること」

スマホは画面を消すと内容も消えます。紙は開いたまま机に置いておける。これが一番大きな違いです。

会議中に前回の議事メモを開いたまま横に置く、作業中に手順を見ながら進める。こういう場面では紙のほうが速い。

画面を切り替える必要がないので、作業の途中で気が散らないという利点もあります。

書く速さでも紙が有利な場面

文字を打つより手で書くほうが遅い、というのは整った文章の話です。

図を描く、矢印でつなぐ、囲む。こういう非直線的な記録は紙のほうが圧倒的に速い。

つまり全部を紙にするのではなく、図と思いつきだけ紙にするのが効率的です。

大きさは持ち歩くかどうかで決まる

机に置きっぱなしにするなら大きいほうが書きやすい。持ち歩くなら、バッグに入れても邪魔にならない大きさが要ります。

手のひらに乗る大きさのものは、立ったまま書けるという利点があります。現場での記録が多い人には向いています。

迷ったら中くらいの大きさが無難です。書類と一緒にバッグに入り、図も描ける。一冊で済ませるならここになります。

綴じ方で使い勝手が変わる

糸で綴じたものは、開いたときに平らになりやすく、見開きで使えます。

リングで留めたものは、折り返して片面だけ使えるので狭い場所で書きやすい。ただしリングが手に当たります。

書いたページを外して渡すことがあるなら、切り離せるものを選んでください。この一点で選ぶ理由になることもあります。

紙とスマホをどうつなぐか

紙で書いたものが行方不明になるのが、紙の最大の弱点です。これは撮影して残すことで解決します。

会議が終わったらその場でページを撮る。検索はできませんが、日付でたどれば見つかります。

撮る前提なら、書くときにページの上に日付と件名を書いておくと後で探しやすい。この一手間だけで、紙の弱点はかなり埋まります。

罫線の種類で使い勝手が変わる

横線が引いてあるもの、方眼、無地。この三つで、書けるものが変わります。

図と文章の両方を書くなら方眼が扱いやすいです。線を引くときの基準にもなり、文字の大きさも揃えやすい。

無地は自由ですが、文字が斜めになります。後から読み返すことが多いなら、方眼か点だけのものを選んでください。

弱いところも書いておく

紙は検索できません。三か月前のメモを探すのに10分かかることがあります。撮影して残しても、検索できないのは同じです。

重さもあります。中くらいの大きさのノートで300グラム前後。毎日持ち歩くなら無視できない重さです。

そして、使い切れずに終わることが多い。一年用の手帳を買って、三月には白紙という経験は誰にでもあると思います。

だから最初から薄いものを選ぶか、予定はスマホに任せて、紙は図と思いつきだけに使う。この割り切りが一番続きました。

続けるための工夫

手帳が続かない一番の理由は、「きれいに書こうとすること」だと思っています。

字が汚くてもいい、書き殴っていい、途中で終わってもいい。そう決めた瞬間から続くようになりました。

もう一つが、置き場所です。バッグの奥に入っていると開きません。机の上に出しっぱなしにするか、バッグの一番取りやすい場所に入れる。

一年用ではなく、薄いものを使い切って買い足す形にすると「途中で終わった感」がなくなります。これも続けるうえでは効きました。

日付を入れる欄が印刷されていないものを選ぶのも手です。空白の日付が並ぶと、使えていないことが可視化されて余計に開かなくなります。書いた日だけ日付を書けば十分です。

続いてきたら、月に一度だけ見返す時間を作ってみてください。書きっぱなしでも役目は果たしていますが、見返すと「同じことを三回書いている」のに気づくことがあります。それは頭の中で片づいていない案件の印で、次にやることがそこから決まる。見返しの日は月末でも月初でもよく、数分あれば足ります。手帳を「書く道具」から「気づく道具」に変えるのは、この数分の習慣のほうです。スマホのリマインダーに月一の予定として入れておけば、忘れずに回ります。

最後にひとこと

紙が勝っているのは開いたまま置いておけることと、図を描く速さです。

全部を紙にせず、図と思いつきだけ紙にすると効率が上がります。

紙は検索できません。撮影して残し、日付と件名を書いておくと弱点が埋まります。

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